OBJETO

El objeto particular de este convenio es realizar el préstamo y/o canje de material biológico mediante la exportación y/o importación de especímenes entre museos. Los especímenes para intercambio y canje deben ser utilizados para investigación científica y no con fines comerciales.

Negociación y responsabilidad de los préstamos

1. Los prestamos deben ser negociados entre directores y/o curadores de colecciones pertenecientes a instituciones botánicas y no entre investigadores.

2. Para hacer una solicitud de préstamo o intercambio de material es necesario escribir un correo electrónico al Coordinador del Herbario (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.), donde se especifique con claridad el material en solicitud. Ningún préstamo o intercambio será despachado antes de realizar un Convenio de Cooperación e Intercambio Biológico entre su institución y la Universidad de los Andes.

3. Peticiones de canje o intercambio pueden ser rechazadas por el Director o Coordinador del Herbario según su criterio y en atención a las normas legales vigentes y aplicables nacionales e internacionales. Así mismo por motivos de conveniencia que determinara en cada caso el Director o el Coordinador del Museo.

4. El periodo normal del intercambio de un especimen es de 12 meses, tiempo después del cuál deberá ser retornado. Puede existir una prorroga, esta deberá ser pactada por escrito entre los curadores de ambos herbarios.

Seguridad de los préstamos

Cada una de las partes involucradas se comprometen a:

1. Ningún especimen en calidad de préstamo podrá ser retirado de la institución que lo recibe.

2. Conservar los ejemplares respectivos libres de plagas y cualquier elemento perturbador de su buen estado de conservación.

3. No efectuar, sin permiso previo del coordinador del Museo, tratamientos irreversibles del material en préstamo. Las preparaciones, disecciones o cualquier otra parte del material en préstamo resultante de las manipulaciones autorizadas se devolverán debidamente etiquetadas, junto con los ejemplares correspondientes.

4. Cualquier daño causado por la manipulación del especimen en préstamo deberá ser reportado por escrito al coordinador del Herbario ANDES.

5. El material en préstamo deberá ser retornado por correo rastreable.

6. El material deberá ser bien empacado usando idealmente los mismos materiales en los que llegaron, para evitar cualquier daño durante el transporte.

Obligaciones y compromisos de las partes

Cada una de las partes involucradas se comprometen a:

1. Comunicar de manera oportuna a la contraparte del convenio, si del estudio del material en préstamo o canje, resultó un nuevo estatus taxonómico o cualquier información relevante no señalada en el momento de la consulta. Se entiende por información relevante la que altere la significación o valor museístico o científico del objeto de investigación o taxón.

2. Enviar y remitir las publicaciones resultantes basadas en el estudio de la totalidad o parte del material consultado, en las que se den los créditos y reconocimientos a cada una de las instituciones correspondientes.

3. No utilizar los ejemplares botánicos con fines comerciales directos o indirectos. En caso de requerir especímenes en préstamo o canje con fines comerciales, es indispensable hacer un convenio diferente que involucre ambas partes.

4. No autorizar a los investigadores para adelantar actividades de acceso a los recursos genéticos sobre las colecciones en préstamo. Cada investigador será el responsable de la obtención y/o consecución de los respectivos permisos, autorizaciones, concesiones, y suscribir los correspondientes contratos de acceso a recursos genéticos de conformidad con la legislación aplicable y vigente en cada caso.

5. Cada una de las Instituciones intervinientes, al igual que cada uno de los investigadores, profesores, estudiantes y en general el personal que se vea involucrado en el convenio, deberá conocer y cumplir la normatividad legal y ambiental aplicable internacionalmente y en cada País y para cada uno de los proyectos que se adelanten con las colecciones biológicas objeto de investigación. El desconocimiento de tal normatividad no será excusa para ninguno de los investigadores o personas que intervengan y en tal caso su responsabilidad será personal, sin perjuicio de la que a cada Institución le corresponda.

6. Para todos los efectos relacionados con este convenio las partes deberán tener en cuenta y aplicar lo establecido en el Convenio sobre Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestre (Convención CITES).

Propiedad Intelectual

Cada una de las partes involucradas se comprometen a:

1. Respetar los derechos de propiedad intelectual de cada colección y los derechos adquiridos por cada parte ante las autoridades competentes.

2. Notificar mutuamente cuando se generen trabajos derivados del material en préstamo y/o intercambio.

3. Mencionar las fuentes en los trabajos derivados del material en préstamo y/o en intercambio. Para tal caso los créditos se darán tanto a las instituciones participantes como a los colectores del material.

Esta

Establecimiento de un comite coordinador y/o Comités Operativos

Las partes designarán un Comité Coordinador para facilitar la elaboración de los canjes y/o intercambios, su seguimiento y cumplimiento, se constituirá un comité de coordinación técnico del acuerdo instituido por un representante de cada una de las partes. Para efectos de este Convenio estará constituido por los Coordinadores o Curadores de las partes o sus delegados, caso en el cual se informará oportunamente quiénes serán. Por el Museo de Historia Natural de la Universidad de los Andes (ANDES), actuará como parte de este comité, el Coordinador o quién el delegue para tal función.

Serán funciones del Comité Coordinador:

1. Coordinar las actividades enmarcadas en el presente documento.

2. Fijar la periodicidad de reuniones.

3. Ejercer el seguimiento del desarrollo del Convenio.

4. Las demás que sean acordadas.

5. Velar por la oportuna asignación y correcta utilización de los recursos comprometidos en los diferentes proyectos.

Duración

La duración del presente convenio será de diez (10) años contados a partir de la firma efectiva de cada una de las partes. Sin embargo, cada una de las partes podrá darlo por terminado dando un preaviso por escrito con seis (6) meses de antelación. Los convenios específicos serán a término fijo, inferior a la vigencia de este convenio, según el cronograma de los proyectos que se desarrollen en el marco de los mismos. A la terminación del Convenio de Intercambio de Material Biológico entre las partes bien sea por cumplimiento del plazo o por terminación anticipada del mismo, los convenios específicos que estén en curso se seguirán ejecutando hasta que se culminen o den por terminados. El presente convenio podrá ser renovado por términos indefinidos iguales al inicial, para lo cual se deberá suscribir el respectivo documento donde conste tal hecho.

Requisitos de perfeccionamiento

Para el perfeccionamiento del presente convenio se requiere la firma de las partes que en él intervienen. Se tomará como fecha de iniciación, la última registrada por las entidades firmantes. Ninguna adición, variación, o alteración de este convenio será válida si no es refrendada por ambas partes e incorporada por escrito al mismo.

Deseo establecer un convenio de prestamo e intercambio:

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